Produkt ELISA

Struktura produktu ELISA

Program je ovládán obdobně jako Microsoft Outlook (má své „outlookové“ menu, jako základní prvek pro rozvržení funkcionalit).

Z menu se vybírá nebo tlačítky vyvolá požadovaná akce pomocí myši. Program je celý pouze v českém jazyce, stejně jako uživatelská nápověda a manuál. Předávání dokumentů je dostatečně chráněno proti úniku dat, ať už proti získání dat neoprávněným zaměstnancem nebo proti úniku dat mimo organizaci. Uživatelské rozhraní je velmi příjemné pro uživatele. Umožňuje intuitivní obsluhu i pro uživatele, kteří znají pouze základy práce s PC.

Evidence dokumentů

Nejdříve se vyplní profil dokumentu. Ten obsahuje hlavní údaje o dokumentu a jeho členění odpovídá rozvržení klasického podacího deníku. Každá písemnost je automaticky označena svým identifikačním číslem, číslem jednacím (na volbu – ČJ může být přiděleno podatelnou nebo později během procesu zpracování), zapsána do programu a uložena do centrální databáze do podacího deníku, který lze zpětně souhrnně vytisknout. Ukládá se včetně své elektronické podoby získané skenerem či např. jako datovou zprávu z datové schránky. Při prvotním pořízení se zároveň určí směr pohybu písemnosti v organizaci. Údaje o dokumentu se vyplňují pomocí klávesnice nebo výběrem z předem definovaných seznamů. Jejich obsahy si každý uživatel sestavuje sám při implementaci systému.

Příjem dokumentů zvenčí zabezpečují podatelny. Zákazník si sám definuje, kolik podatelen, výpraven, spisoven i spisových uzlů bude v aplikaci používat.

Datové zprávy, e-maily

Z ELISy je možné pracovat s obsahem datové schránky – se seznamem doručených datových zpráv, zobrazením jejich detailu se založí profil dokumentu spolu s připojenou samotnou datovou zprávou ve formátu ZFO (vč. časového razítka a vložených příloh). V opačném procesu se v ELISe z profilu dokumentu standardně zásilka vypraví do datové schránky adresáta (samozřejmostí je dohledání ID datové schránky příjemce přímou komunikací s ISDS), vč. uložené elektronické přílohy dokumentu. Z Informačního systému datových schránek je pak zpět stažena celá odeslaná datová zpráva opět ve formátu ZFO, tedy i s časovým razítkem.

Obdobným způsobem funguje i správa e-mailových schránek. Jednotlivé e-maily jsou registrovány do ELISy pod profily dokumentu a zpráva je uložena jako elektronická příloha tohoto profilu.

Datové a e-mailové zprávy – přijaté i odeslané – jsou tak spolu s dokumenty uchovávány v centrální databázi aplikace, v původní nezměněné podobě, vč. časových razítek a jiných elektronických značek.

Přidělování dokumentů, jejich pohyb

Po vytvoření profilu dokumentu na podatelně se provádí jeho předání na funkční místo v organizaci, nebo přímo pracovníkovi, který bude písemnost vyřizovat. O pohybech dokumentů jsou vždy dotyční pracovníci upozorněni e-mailovou zprávou.

Pohyb dokumentů po organizaci nemůže být nikterak náhodný a v programu je přesně definován. Při implementaci systému si přesně popíšete smysl a směr pohybu dokumentů atd.

Všechny úkony prováděné s dokumenty (potažmo se spisy) jsou logovány v jejich historii (tu je možné si kdykoli prohlédnout).

Vyřizování dokumentů

Cílem vyřízení dokumentu je vyřešení požadavku na organizaci. Tento proces je složen z mnoha kroků, které na sebe bezprostředně navazují. Součástí této činnosti může být například vypracování konceptu, připomínkové řízení, schválení čistopisu, odeslání dokumentu, založení spisu atd. Náš program vám pomůže uspořádat, utřídit a zejména sledovat průběh těchto jednotlivých kroků (vč. kontroly termínů vyřízení) a tím úspěšně a efektivně dokončit vlastní zpracování a vyřízení dokumentů.

Spisy

Pokud zjistíte, že došlý dokument, či vámi nově vytvořený, má být součástí již existujícího spisu, nebo je třeba založit spis nový, program vám toto bez problémů umožní. Práce se spisy je jednoduchá a velmi přehledná, obdobně jako se samotnými dokumenty. Lze provádět pohyby stejně jako s dokumenty, tj. předávání, převzetí, odmítnutí, stornování, uzavření… přidávání a odebírání dokumentů… Se spisy lze pracovat i jako se sběrnými archy.

Se spisy lze provádět pohyby stejně jako s dokumenty, tj. předávání, převzetí, odmítnutí, stornování, uzavření… přidávání a odebírání dokumentů…

Odesílání, výprava, čárové kódy

Podle způsobu odeslání (doporučeně, obyčejně) jsou dokumenty vypravovány z organizace. S doporučenými dokumenty se vytiskne podací list, registruje se podací číslo i zpětná vazba dodejek a lhůt doručení. Program umožňuje dále slučování více dokumentů do jedné obálky pro úsporu poštovních nákladů.

Čárové kódy mohou být aplikací předgenerovány a formou štítků vytištěny – štítky se pak lepí na dokumenty při jejich zapisování do ELISY, nebo se mohou čárové kódy tisknout přímo na obálky při přípravě zásilek pro odeslání. Čtečkou je pak možné na kterémkoli formuláři aplikace čárový kód načíst a ihned je patřičná obálka nebo dokument vyhledána.

Historie pohybu dokumentu, spisu, vyhledávání

Toto jsou jedny z nejdůležitějších funkcí programového komplexu. Jejich smyslem je sledování pohybu dokumentů po organizaci, zjištění, v jakém stádiu rozpracovanosti se nachází, kdy vyprší lhůta jeho vyřízení a kdo je za jeho vyřízení zodpovědný. Vyhledávání se provádí nad celou bází dat podle velkého množství kritérií. Dohledatelná jsou i zastupování – kdo, kdy, kým byl/je zastupován, s jakými dokumenty pracoval…

Ukládání dokumentů, tisk

Dokumenty se ukládají do centrální databáze. O uložení dat se stará osvědčený Microsoft SQL Server, který zajišťuje jejich bezpečnost. Z uložených záznamů lze tisknout seznamy dle zadaných znaků kritérií, podací deníky, rejstříky (věcný, jmenný), statistiky a mnoho dalších zajímavých sestav, různé přehledy.

Dokumenty v el.podobě jsou ukládány ve svých podobách, v jakých byly do ELISY načteny, tedy MS Office, PDF/A, naskenované obrázky, naskenované PDF. ELISA umí sama svými funkcemi provádět převody dokumentů do archivního formátu PDF/A.

Dokumenty lze funkcemi ELISY elektronicky podepisovat (i vícenásobně), a opatřovat časovými razítky. V každém elektronickém dokumentu lze ověřit platnost el.podpisů, značek, časových razítek. Z těchto ověření se vytváří PDF protokol, který je uložen spolu s ověřovaným dokumentem v databázi ELISY.

Archivace a skartace dokumentů

Každý dokument je během svého zpracování zařazen do definovaného spisového plánu. Program podporuje automatizaci následného života dokumentů po jejich vyřízení. V systému je vytvořena podpora převodu dokumentů do spisoven a celého skartačního řízení (příprava skartačních návrhů, skartace, archivace, protokoly…).

Práva uživatelů programu

Každý uživatel, kterého zavedete do systému, má přidělena uživatelská práva, přiřadíte mu funkční místa a možnosti v rámci programu definováním tzv. konfiguračních skupin. Navíc k jednotlivým dokumentům pak může volit úroveň přístupu ostatních uživatelů programu.

Elektronické podpisy, časová razítka

Spisová služba podporuje označování PDF dokumentů elektronickými podpisy či časovými razítky. Využívá certifikáty umístěné ve Windows-úložišti certifikátů – User. Podporovaná jsou tedy všechna média, která certifikáty do tohoto úložiště při připojení „umístí“ (např. uložení certifikátů přímo v PC, na tokenech…).

Komunikace SSL s informačními systémy

K aplikaci spisová služba ELISA byla naprogramována rozhraní zajišťující komunikaci s aplikacemi (agendami), které mohou být v organizaci již používány. Rozhraní sou programována na principu webových služeb. Standardně je ELSA napojena na tyto informační systémy:

  • SSL / VITA (agendy společnosti VITA Software s.r.o. – stavební, vodoprávní, přestupky…)
  • SSL / CzechPoint (agendy portálu Czechpoint, Autorizovaná konverze z moci úřední)
  • SSL na IS RŽP (Registr živnostenského podnikání)
  • ISDS (Informační systém datových schránek)
  • ISZR (Informační systém základních registrů)

Standardní je též komunikace s e-mailovým serverem pomocí POP3 si může uživatel vybírat svou e-mailovou schránku a dokumenty z e-mailů zakládat přímo do spisové služby.

Standardní je též rozhraní na výstupu – export dokumentů a spisů pro potřeby digitální archivace (jako výsledek skartačního řízení).

Všechna tato rozhraní fungují a přenos dat se přes ně provádí u zákazníků v ostrých provozech, kterým předcházela řádná a pečlivá testování.

Komunikace SSL se zařízeními zákazníka

Integrace periferních zařízení – skenery

Skenování se provádí ze systému spisové služby automaticky, komunikace se skenerem probíhá pomocí WIA driveru.

Integrace periferních zařízení – frankovací stroje

Při výpravě pošty z organizace SSL umí komunikovat jmenovitě s frankovacími stroji řady NEOPOST – dříve spol.ALBACON, nyní dodávané spol.EVROFIN Int. spol. s r.o. a frankovací stoje spol.XERTEC a.s. – značka FRAMA.

Prostřednictvím software Pošta 2002 pak umíme komunikovat i s jinými značkami frankovacích strojů, které tento SW v komunikaci s PC využívají.

SSL odesílá data do frankovacího stroje k ofrankování, nazpět pak načítá váhu a výplatné a tiskne výsledný podací arch (schváleného typu Českou poštou s.p.).

Integrace periferních zařízení – tiskárny

Software podporuje tisk na jakoukoliv tiskárnu nainstalovanou v příslušném operačním systému. V současné době není znám typ tiskárny, pro který by tisk nebyl podporován.

Integrace periferních zařízení - čtečky čárového kódu

Pro identifikaci dokumentů v SSL se dá využít i čárového kódu spolu s čtečkou čárového kódu. Své velké uplatnění najde především při odesílání velkého množství dokumentů z výpravny organizace.

produkt_Elisa_Screen_1produkt_Elisa_Screen_2produkt_Elisa_Screen_3produkt_Elisa_Screen_4produkt_Elisa_Screen_5produkt_Elisa_Screen_6produkt_Elisa_Screen_7

E-shop

Pohotovost EuroDat
v mimopracovní dobu:
+ 420 737 219 701

Twitter Facebook LinkedIn
EET